Proces digitalizacji zapewnia bezproblemowe prowadzenie biznesu i przewagę na rynku.

Żyjemy w erze cyfrowej transformacji, coraz powszechniejsza i popularna staje się praca zdalna. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej jest obecnie coraz bardziej popularne i konieczne przy pracy z wielu miejsc w Polsce a nawet świata. Dzięki nowoczesnej technologii możliwe jest zeskanowania wielu stron dokumentów i zapisanie ich na jednym nośniku. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom jesteśmy gotowy i mamy duże doświadczenie w jednorazowej digitalizacji dużej ilości dokumentów. Dokumenty skanowane są w siedzibie firmy lub bezpośrednio u klienta.

Jak działa cyfrowe archiwum?

Po wykonaniu wstępnej selekcji dokumentów, następuje proces skanowania za pomocą odpowiedniego skanera. W pierwszym kroku wersję fizyczną dokumentu zamieniamy w cyfrową i nadajemy im unikalne dla przedsiębiorstwa indeksy. Tym samym podniesiemy wydajność pracy zdalnej i zredukujemy koszty w organizacji przy ich ponownym szukaniu. Podczas skanowania wszystkie pliki zapisywane są w postaci cyfrowej, gdzie mogą zostać poddane dodatkowej obróbce graficznej za pomocą oprogramowania (dodawanie metadanych, ulepszanie obrazu itp.).

Kolejnym etapem jest zabezpieczenie plików przed ich utratą. Bezpiecznym sposobem jest wykorzystanie serwera, gdzie możemy przechowywać ogromną ilość naszych plików. Serwer daje nam możliwość przesłania plików do chmury dzięki której możemy udostępniać nasze materiały użytkownikom. Istnieje również możliwość umieszczenia wersji cyfrowych dokumentów na innych nośnikach.

Dzięki digitalizacji procesów Twoje przedsiębiorstwo będzie mogło działać płynnie. Cyfrowe archiwum pozwala na automatyzację procesów, która umożliwia dystrybucję, wgląd i kontrolę wszystkich informacji w każdym miejscu i o każdej porze.

Jeżeli Twoje procesy czekają na digitalizację skontaktuj się z nami. Wypracujemy dla Ciebie najbardziej odpowiednie rozwiązanie.

Korzyści posiadania cyfrowego archiwum i digitalizacji

Digitalizacja ułatwia, przyspiesza oraz zwiększa efektywność codziennej pracy ale także:

  • pozwala skrócić czas dotarcia do informacji,
  • umożliwia pracę kilku osób z danym dokumentem w tym samym czasie
  • zapewnia bezpieczeństwo oryginału bez ryzyka zagubienia czy zniszczenia jedynej kopii,
  • pozwala oszczędzić powierzchnię biurową i obniżyć koszty utrzymania archiwum.

Zamiana skanów w dokumenty elektroniczne dzięki OCR

Jak już wiadomo: OCR to system optycznego rozpoznawania znaków. Teksty na obrazach, przekształca w znaki. Skanowanie w tej technologii odbywa się za pomocą skanerów lub czytników oraz dedykowanych programów komputerowych. W momencie gdy wrzucasz zdjęcia, a więc także skany dokumentów, OCR:

  • rozpoczyna opisywanie tego, jakie pismo (litery, znaki itp.) „widzi” w konkretnym pliku;
  • po rozpoznaniu znaków graficznych program OCR przekształci je na tekst właściwy;
  • „stworzony” tekst będzie już rozpoznawalny dla komputera, a co za tym idzie: Ty i Twoi współpracownicy będziecie mogli pracować na tak przygotowanych dokumentach.