Proces digitalizacji zapewnia bezproblemowe prowadzenie biznesu i przewagę na rynku.
Żyjemy w erze cyfrowej transformacji, coraz powszechniejsza i popularna staje się praca zdalna. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej jest obecnie coraz bardziej popularne i konieczne przy pracy z wielu miejsc w Polsce a nawet świata. Dzięki nowoczesnej technologii możliwe jest zeskanowania wielu stron dokumentów i zapisanie ich na jednym nośniku. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom jesteśmy gotowy i mamy duże doświadczenie w jednorazowej digitalizacji dużej ilości dokumentów. Dokumenty skanowane są w siedzibie firmy lub bezpośrednio u klienta.
Jakie dokumenty można digitalizować?
Przeprowadzając digitalizację dotychczasowych i nowych dokumentów zgromadzonych w organizacji czy przedsiębiorstwie możemy przejść na system obiegu dokumentów elektronicznych tzw. cyfrowe archiwum. Istnieje możliwość skanowania lub załączania wszystkich możliwych dokumentów związanych z działalnością, faktur, umów z klientami a także pracownikami – posiadamy rozwiązania umożliwiające prowadzenie kadr w formie cyfrowej. Również dokumenty przychodzące mailem możemy automatycznie umieszczać w systemie elektronicznego obiegu dokumentów bez potrzeby ich drukowania.
Digitalizacja książek, rękopisów
Dzięki różnorodnym maszyną wykonujemy usługi skanowania na skanerach dokumentowych do formatu A0+ oraz na skanerach planetarnych, dziełowych do formatu A2+ 625 x 420 mm. Skanery te wyposażone są w stoły robocze umożliwiające skanowanie w pozycji płaskiej oraz w kształcie litery V (90 stp – 120 stp) oświetlenie LED (brak promieniowania UV / IR), nie powodując uszkodzeń.
Jak działa cyfrowe archiwum?
Po wykonaniu wstępnej selekcji dokumentów, następuje proces skanowania za pomocą odpowiedniego skanera. W pierwszym kroku wersję fizyczną dokumentu zamieniamy w cyfrową i nadajemy im unikalne dla przedsiębiorstwa indeksy. Tym samym podniesiemy wydajność pracy zdalnej i zredukujemy koszty w organizacji przy ich ponownym szukaniu. Podczas skanowania wszystkie pliki zapisywane są w postaci cyfrowej, gdzie mogą zostać poddane dodatkowej obróbce graficznej za pomocą oprogramowania (dodawanie metadanych, ulepszanie obrazu itp.).
Kolejnym etapem jest zabezpieczenie plików przed ich utratą. Bezpiecznym sposobem jest wykorzystanie serwera, gdzie możemy przechowywać ogromną ilość naszych plików. Serwer daje nam możliwość przesłania plików do chmury dzięki której możemy udostępniać nasze materiały użytkownikom. Istnieje również możliwość umieszczenia wersji cyfrowych dokumentów na innych nośnikach.
Dzięki digitalizacji procesów Twoje przedsiębiorstwo będzie mogło działać płynnie. Cyfrowe archiwum pozwala na automatyzację procesów, która umożliwia dystrybucję, wgląd i kontrolę wszystkich informacji w każdym miejscu i o każdej porze.
Jeżeli Twoje procesy czekają na digitalizację skontaktuj się z nami. Wypracujemy dla Ciebie najbardziej odpowiednie rozwiązanie.
Jak wygląda proces skanowania?
Przed przystąpieniem do skanowania sprawdzamy dokumenty i dobieramy odpowiednie maszyny do ich najbezpieczniejszego przetworzenia. W procesie przygotowania należ wykonać między innymi:
- Usunięcie zszywek i spinaczy.
- Podzielić dokumenty względem formatu.
- Odpowiednio ułożyć dokumenty do skanowania.
- Przygotować paczki.
- Po zakończeniu procesu skanowania musimy również przywrócić dokumenty do pierwotnego stanu.
Korzyści posiadania cyfrowego archiwum i digitalizacji
Digitalizacja ułatwia, przyspiesza oraz zwiększa efektywność codziennej pracy ale także:
- pozwala skrócić czas dotarcia do informacji,
- umożliwia pracę kilku osób z danym dokumentem w tym samym czasie
- zapewnia bezpieczeństwo oryginału bez ryzyka zagubienia czy zniszczenia jedynej kopii,
- pozwala oszczędzić powierzchnię biurową i obniżyć koszty utrzymania archiwum.
W jakich branżach i firmach sprawdza się cyfrowy obieg dokumentów?
Proces digitalizacji dokumentów oraz książek można wykonać w każdej branży. Postać cyfrowa ułatwia pracę zdalną oraz przyspiesza pracę biurową poprzez szybkie wyszukiwania konkretnego dokumentu poprzez możliwość dedykowanego indeksowania oraz OCR.
System elektronicznego obiegu dokumentów doskonale sprawdza się w urzędach miast i gmin, starostwach powiatowych, wszelkiego rodzaju Zarządach np. dróg, zieleni, szpitalach, przychodniach i zakładach opieki zdrowotnej, sądach, instytutach weterynarii. Oczywiście system ten oprócz jednostek organizacji publicznej doskonale funkcjonuje także w szelkiego rodzaju spółkach, korporacjach a także mniejszych firmach czy nawet w jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
Postać cyfrowa dokumentu daje możliwość pracy z tym samym dokumentem nieograniczonej ilości pracownikom jednocześnie. Generalizując im więcej dokumentów się tworzy w danej branży tym większe korzyści przyniesie digitalizacja. Generalnie pracując z dokumentami zdigitalizowanymi oszczędzamy czas pracowników na szukanie dokumentów analogowych.
Zamiana skanów w dokumenty elektroniczne dzięki OCR
Jak już wiadomo: OCR to system optycznego rozpoznawania znaków. Teksty na obrazach, przekształca w znaki. Skanowanie w tej technologii odbywa się za pomocą skanerów lub czytników oraz dedykowanych programów komputerowych. W momencie gdy wrzucasz zdjęcia, a więc także skany dokumentów, OCR: