Digitalizacja dokumentów zapewnia przewagę na rynku i bezproblemowy dostęp do dokumentów z każdego miejsca.

Przez wiele lat funkcjonowania działalności powiększają się zbiory wszelkich dokumentów. Niezbędne staje się ich umiejętne archiwizowanie i przetwarzanie. Digitalizacja dokumentów jest procesem, który może ułatwić funkcjonowanie w firmie. Pozwala nie tylko usprawnić działanie, ale znacznie obniżyć koszty. Czym jest digitalizacja? Jakie są zalety z jej skorzystania? Poniżej znajdziesz odpowiedzi na te pytania. Dodatkowo: jeśli Twoja firma działa w Łodzi i okolicach nasza firma pomoże Ci w tym zadaniu.

Czym jest digitalizacja, cyfrowe archiwum?

Digitalizacja dokumentów jest procesem, który prowadzi do prowadzą do przetworzenia materiałów, zgromadzonych w formie analogowej na formę cyfrową. Oznacza to, że dokumenty zachowane w formie papierowej w przedsiębiorstwie mogą być. Innymi słowy, w tym celu wykorzystuje się do tego zazwyczaj skaner, który służy do skanowania dokumentów na nośniki danych, takie jak dyski. Nasza firma wykorzystuje do tego najlepszej jakości sprzęt. Proces digitalizacji odbywa się na terenie całej Łodzi, ale także najbliższych okolic.

Digitalizacja i skanowanie dokumentów:

  • pozwala skrócić czas dotarcia do dokumentów i poprawia ich obieg,
  • brak stresowych sytuacji przy kontroli, ponieważ znajdujemy szybciej każdy dokument,
  • umożliwia pracę kilku osób z danym dokumentem w tym samym czasie,
  • zabezpiecza oryginały bez ryzyka zagubienia czy zniszczenia jedynej kopii,
  • pozwala oszczędzić powierzchnię biurową i obniżyć koszty utrzymania archiwum.

Zalety digitalizacji

Cele digitalizacji mogą się różnić w zależności od prowadzonej działalności, w której sam proces zostaje dokonywany. Zalety digitalizacji dokumentów związane są z celem. jakim ma służyć określony proces. Digitalizacja oznacza bowiem wiele korzyści dla przedsiębiorców. Największym plusem jest to, że pozwala ona oszczędzać sporo miejsca w firmie, gdzie w normalnej sytuacji musiałoby zostać wykorzystane na archiwum. Często przedsiębiorstwa nie mają zwyczajnie możliwości wydzielić takiej przestrzeni. Zeskanowane dokumenty w łatwy sposób można bowiem porządkować, układać i klasyfikować, co ułatwia funkcjonowanie. Pozwala na szybkie i sprawne przeszukanie interesujących nas rzeczy.

Dokumenty w wersji cyfrowej dostępne są zawsze, w każdym czasie, o praktycznie każdej porze, co daje wiele elastyczności. Jak widać, digitalizacja pomaga zredukować koszty pracy. Nie wymaga utrzymywania powierzchni magazynowej, zatrudniania pracowników archiwum i marnowania czasu na przeglądanie stert dokumentacji papierowej. Jest to spora oszczędność
nie tylko czasu i miejsca, ale też utrzymania powierzchni użytkowej i zatrudniania osób do opieki archiwum, a także przeznaczania dodatkowych środków na artykuły typu segregatory czy papier, służący do drukowania. Zdigitalizowane dokumenty są zabezpieczone. Nie ma więc obawy o to, że wypłyną dane poufne. Co mogłoby skutkować wieloma negatywnymi
konsekwencjami np. prawnymi.

Gdzie digitalizacja dokumentów jest najbardziej potrzebna?

Digitalizacja dokumentów sprawdzi się w każdej branży, w której proces ten będzie niezbędny. Może zostać wykorzystana w instytucjach publicznych, urzędach, firmach handlowych, finansowych, logistycznych, ale też w mniejszych firmach, gdzie obrót
dokumentów na co dzień jest duży, a przestrzeń do ich gromadzenia niewielka. Na działania te decyduje się też wiele bibliotek, szkół i innych, które starają zadbać o bezpieczeństwo własnych zbiorów i aby ochronić je przed działaniem czasu. Jesteśmy więc dumni z tego, że możemy pomóc w funkcjonowaniu wielu firm w Łodzi i okolicach, działających w różnych branżach.

W dzisiejszych czasach każde aspirujące ku nowoczesności przedsiębiorstwo powinno stopniowo rezygnować z dokumentacji tradycyjnej na rzecz elektronicznej. Nasza firma przeprowadzi ten proces w sposób należyty. Tak, by dane były chronione i przetwarzane z dużo ostrożnością.