Digitalizacja dokumentów to przekształcenie ich papierowej wersji na cyfrową. Dla prawidłowego działania firmy kluczowe jest stworzenie dokumentu w pełni edytowalnego, a więc nie wystarczy jego zeskanowanie, ale trzeba z niego stworzyć plik tekstowy. Służą do tego specjalne programy, które umożliwiają digitalizację wszelkich dokumentów papierowych i radzą sobie nawet z odczytywaniem grafik, czy pisma odręcznego. Dzięki temu w prosty i szybki sposób można przeprowadzić digitalizację w firmie i przejść na częściowy lub całkowity cyfrowy obieg dokumentów. Czy warto przeprowadzać digitalizację dokumentów? Jakie korzyści daje cyfrowy obieg dokumentów?
Bezpieczeństwo dokumentów
Prawidłowo zabezpieczone dokumenty w formie cyfrowej, uniemożliwiają do nich dostęp osobom niepowołanym. Tylko osoby uprawnione mają do nich podgląd i możliwość ich edytowania. Dodatkowo można zarządzać uprawnieniami, dowolnie je zmieniając. Natomiast odpowiednio wykonany backup chroni dane przed ich utratą, nawet w przypadku awarii systemu, czy przypadkowego usunięcia plików. Cyfrowe dokumenty się nie zgubią, nie zostaną zniszczone i mogą być przechowywane przez wiele lat.
Optymalizacja pracy
Cyfrowe dokumenty mogą być dostępne dla wszystkich lub wybranych pracowników, co zapewnia im stały wgląd do niezbędnych pism. Co więcej, nad jednym dokumentem może pracować wiele osób jednocześnie, co przyspiesza pracę i czyni ją bardziej efektywną. To również duże ułatwienie, jeśli chodzi o wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, łatwiejsze ich segregowanie i stały dostęp bez konieczności chodzenia do innego pomieszczenia. Dokumenty elektroniczne można łatwo i szybko odszukać, edytować i nanosić poprawki z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy udostępnić je wybranym pracownikom, aby mieli do nich stały dostęp, nawet pracując zdalnie, czy podczas wyjazdów służbowych. Dokumentów cyfrowych nie da się zapomnieć, czy zgubić!
Oszczędność pieniędzy
Digitalizacja dokumentów to ogromna oszczędność czasu i pieniędzy. Papierowe dokumenty to konieczność ciągłego drukowania i kserowania, a to oznacza duże wydatki na tonery, papier, tusz i prace serwisowe związane z działaniem kserokopiarki. Dokumenty w wersji cyfrowej mogą również ograniczyć koszty związane z zatrudnieniem pracowników. Często w firmach niezbędne jest zatrudnienie dodatkowej osoby, która zajmuje się archiwizowaniem i obiegiem dokumentów w firmie. W przypadku cyfrowych dokumentów każdy pracownik może robić to samodzielnie, wysyłka dokumentów jest niezwykle szybka, a biurka nie są zasypane stosami papierów.
Oszczędność miejsca
Digitalizacja dokumentów pozwala zaoszczędzić ogromną ilość przestrzeni. Archiwum wypełnione grubymi segregatorami pełnymi zakurzonych papierów to już przeszłość! Wszystko może być przechowywane na przenośnym nośniku danych. Tradycyjne archiwum to również konieczność wydzielenia osobnego pomieszczenia, które jest odpowiednio zabezpieczone. W przypadku archiwum cyfrowego wystarczy zdecydować, kto może mieć do niego dostęp i zabezpieczyć je odpowiednimi hasłami.