Niszczenie dokumentów to proces, który nie może być wykonany byle jak, ani przypadkowo. Należy być świadomym, że w wyniku błędnych czynności dokumenty mogą trafić w niepowołane ręce. Co należy zrobić, aby zniszczyć dokumenty zgodnie z prawem? Jak przebiega profesjonalny proces niszczenia dokumentów? Kto może je niszczyć? W poniższym artykule znajdują się przydatne informacje o przepisach dotyczących niszczenia i utylizacji dokumentów.
Dlaczego należy niszczyć dokumenty?
Niszczenie dokumentów jest szeregiem czynności, na które bardzo zwraca się uwagę w dzisiejszych czasach. Często nie wiadomo, jak się ich pozbyć i kto ma to wykonać. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać dane osobowe i wrażliwe informacje, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Dlatego tak ważne jest ich profesjonalne zniszczenie. Istnieją poważne konsekwencje prawne, wynikające z niezniszczenia dokumentów lub błędnie wykonanego tego zadania.
Jakie dokumenty powinny zostać zniszczone?
Zniszczeniu podlegają wszystkie nieaktualne już dokumenty. Niezgodne z aktualnymi procedurami i regulaminami. Dokumenty, które zawierają wrażliwe informacje, takie jak dane osobowe lub finansowe, powinny zostać zniszczone. Mogą one być łatwo wykorzystane do kradzieży tożsamości lub innych przestępstw.
Rodzaje dokumentów, które warto zniszczyć, to:
- dokumenty osobiste (np. dowody osobiste, prawa jazdy)
- rachunki i faktury
- dokumenty medyczne
- umowy i protokoły sądowe
- wszelkiego rodzaju dokumenty zawierające dane firmy lub klientów.
Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO z dnia 10 maja 2018 roku do niszczenia i utylizacji dokumentacji z danymi osobowymi zobowiązane są podmioty publiczne takie jak szkoły, szpitale, urzędy, a także oraz prywatne firmy. Dotyczy to wszystkich organów, które przetwarzają dane osobowe. Dekret ten wszedł nie tylko
w Polsce, ale w całej Unii Europejskiej.
Na czym polega brakowanie dokumentacji?
Przed procesem niszczenia dokumentacji należy przeprowadzić proces tzw. brakowania dokumentacji. Polega na trwałym usunięciu i zniszczeniu pewnej części dokumentów. W świetle obowiązujących przepisów i przydatności dla danej instytucji jest weryfikacja pod kątem ważności. Trzeba wyszczególnić te akta, które muszą zostać umieszczone w archiwum państwowym. Ostatni krok polega na selekcji, zostać zniszczone przez profesjonalne organy.
Brakowanie dokumentów jest procesem wymaganym przez obowiązujące prawo. Mówi o tym m.in.:
Art. 5 ust. 1,1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą archiwalną, 9-12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, a w odniesieniu do dokumentacji elektronicznej: § 8-14 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
Jak przebiega profesjonalny proces niszczenia dokumentów? Kto się tym zajmuje?
Do czynności niszczenia dokumentów trzeba Przede wszystkim, należy wybrać odpowiednią firmę do niszczenia dokumentów. Powinna ona posiadać certyfikat ISO 9001 lub inny równoważny, a także świadectwa kwalifikacyjne na mocy ustawy o ochronie danych osobowych. Ponadto warto zapytać o metody niszczenia i sposoby ich dokumentowania.
Profesjonalne zniszczenie dokumentów i wszelkich akt polega na przekazaniu odpowiednim organom dedykowanym do wykonania tej czynności. Zleceniodawca przekazuje firmie pojemniki, w których wcześniej przechowywane były papiery do utylizacji. Następnie pojemniki te są przetransportowane, wcześniej odpowiednio zabezpieczone. Następnie transportowane w miejsce, gdzie nastąpi ich zniszczenie.
Jakie dokumenty powinny zostać zniszczone i po jakim czasie?
Przepisy niszczenia dokumentów mogą dotyczyć każdej osoby fizycznej lub prawnej, która przechowuje dane osobowe w jakiejkolwiek formie. Zniszczeniu podlegają wszystkie nieważne i nieaktualne akta, których data ważności minęła. Czas przechowywania dokumentów przez instytucje na ogół trwa od 5 do ponad 30 lat. Po tym czasie muszą zostać zutylizowane.
- sprawozdania finansowe – 5 lat;
- faktury zakupowe i sprzedażowe – 5 lat;
- dokumenty z inwentaryzacji – 5 lat;
- księgi przychodów i rozchodów – 5 lat;
- ewidencje i rejestry podatkowe – 5 lat;
- dokumenty zgłoszeniowe do ZUS np. ZUS ZUA – 5 lat;
- dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia – 22 lata
Warto podkreślić, że w dzisiejszej erze cyfryzacji wiele dokumentów istnieje w cyfrowej formie. W znacznej ilości trafiają one na nośnik elekt roniczne np. dyski USB, płyty CD etc. W związku, z czym należy zadbać o fachową utylizację również takiej formy dokumentacji.
Zgodnie z obowiązującym prawem należy zadbać o bezpieczne zniszczenie dokumentów. Pozwoli to uniknąć wielu negatywnych skutków, jakie niesie za sobą przechowywanie nieważnej już dokumentacji. Należy to wykonać fachowo i profesjonalnie. Wiele przedsiębiorstw decyduje się skorzystać więc z usług firmy zewnętrznej. Dzięki czemu możemy mieć gwarancje, że dokumenty zostaną zutylizowane w odpowiedni sposób.