25 maja 2018 weszło w życie Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Od tamtego czasu wiele zasad uległo zmianie. Szczególnie tych w zakresie ochrony danych osobowych. Pojawiły się też te, związane z przechowywaniem oraz niszczeniem dokumentów. Jak należy prawidłowo niszczyć dokumenty zgodnie z zasadami RODO? Na co zwrócić uwagę przy tej czynności? Poniżej opisane są kluczowe normy związane z tym właśnie tematem.
Jak należy niszczyć dokumenty?
Dokumenty, które zawierają dane osobowe, można przechowywać przynajmniej kilka lat. Należy je jednak zniszczyć w określonym czasie. W zależności od ich rodzaju. Przedsiębiorcy zobligowani są więc do wprowadzenia odpowiednich procedur dotyczących niszczenia dokumentów. Nie ma tu oczywiście mowy o utylizacji dokumentów polegającej na zgnieceniu i wyrzuceniu do śmietnika Nieprawidłowe zniszczenie akt, które zawierają dane poufne. Wiąże się to z wieloma konsekwencjami, poprzez naruszone przepisy. Firmie grożą w takich przypadkach bardzo wysokie kary finansowe.
Czy można samodzielnie niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?
Podczas codziennej pracy w firmie zadrukowywane są spore ilości kartek. Nie ma więc szansy, aby nie znalazły się na nich te, które zawierają dane poufne. Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO określa, że możemy sami wykonać czynności. Więc także we własnym biurze. Oczywiście, jeśli dysponujemy odpowiednimi możliwościami organizacyjnymi oraz sprzętem do tego przeznaczonym. Warto jednak wybrać odpowiedni sposób niszczenia dokumentów, aby nie można było odtworzyć informacji, jakie są w nich zawarte. Niezawodnym sposobem jest zainwestowanie w specjalistyczne niszczarki. Nie zajmują one wiele miejsca. Nie są też drogie. Na rynku znajduje się szeroki wybór tego typu produktów.Na własne potrzeby jak najbardziej wystarczy. Pod warunkiem, że dokumentów do zniszczenia nie jest wiele.
Wszelkie normy dotyczące niszczenia dokumentów klasyfikowane są w zależności od poziomu ich tajności. Czyli danych, jakie są w nich zawarte. Do czynności niszczenia dokumentów powinniśmy wybrać specjalne organy, które zajmują się tymi zadaniami.
Zleceniodawca przekazuje odpowiedniej firmie dokumenty do utylizacji. Umowa między stronami jest gwarancją, iż firma pozbywa się dokumentów. Posiada tym też odpowiednie środki, aby usunąć je zgodnie z zapisami RODO.
Na czym polega profesjonalne niszczenie dokumentów?
Niszczenie dokumentów zgodne z RODO, czyli jak? Powierzenie firmie zewnętrznej dokumentów do niszczenia wedle standardów zgodnych z RODO musi opierać się na dobrym researchu. Należy ustalić, czy usługobiorca odbierze dokumenty w odpowiednio przeznaczonych do tego pojemnikach. Następnie po przeprowadzonym zadaniu wystawi ona stosowny dokument, który potwierdza zniszczenie. Kolejną ważną rzeczą jest możliwość śledzenia całego procesu. Na koniec firma wystawić powinna protokół zdawczo-odbiorczy. Te wszystkie rzeczy są istotnym faktem podczas przeprowadzonej operacji. Jest także podstawą, która zabezpiecza przedsiębiorcę przed wszelkimi nieprawidłowościami i komplikacjami. Ważnym faktem jest, aby firma, która
zajmuje się niszczeniem dokumentów, posiadała certyfikaty zaświadczające o bezpiecznym przetwarzaniu zgodnie z RODO. W momencie niszczenia dokumentów warto dokonać tego w sposób zgodny z prawem. Dane osobowe bowiem są chronione.
W świetle prawa europejskiego i zasad RODO z maja 2008 dane osobowe są ściśle chronione. Nieprawidłowe niszczenie dokumentów naraża bowiem przedsiębiorców na poważne konsekwencje. Szczególnie prawne i finansowe. Jest to także ogromny cios wizerunkowy dla firmy. Niezbędnym jest zaopatrzyć się w odpowiednie do tego narzędzia, takie jak porządna niszczarka. Można skorzystać też z usług firmy zewnętrznej, która bez wątpienia zajmie się utylizacją wszelkich akt i dokona tego w sposób zgodny z prawem.